Messen: Live, Digital oder Hybrid

3 Tipps für eine reibungslose Veranstaltungsplanung

Das richtige Event für Veranstalter und ihre Zielgruppe

In den vergangenen Jahren haben wir uns öfter durch virtuelle Welten, Räume und Konferenzen bewegt als zuvor. Begegnungen bei Symposien oder Messen fanden via Webcam statt. Was für die einen ein liebgewonnener, neuer Weg in der Kommunikation mit der Kollegen- und Kundschaft ist, ist für die anderen nicht geeignet, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren.

Wir werfen einen Blick auf die Möglichkeiten für Veranstaltungen, die sich aus Live-, Digital- und Hybridmodellen ergeben. Dieser Artikel soll Impulse für die Planung eines Events geben, damit Sie eine kluge Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Veranstaltungstypen treffen können.

Chancen und Herausforderungen der Veranstaltungsplanung

Wir sehen aktuell wieder einen Trend weg von virtuellen hin zu realen Veranstaltungen. Das ist nur verständlich – schließlich hatten wir zwei Jahre lang kaum eine Wahl und mussten in verschiedenen Bereichen auf digitale Alternativen umsteigen, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Jetzt haben wir wieder die Wahl und können uns auf echte menschliche Begegnungen und Produkte zum Anfassen freuen. Doch sollten wir alles, was wir aus der virtuellen Welt kennengelernt haben, wieder vergessen? Vom neuen Normal wieder zurück ins Altbewährte?

Wir haben viel aus der Verlagerung ins Digitale gelernt. Das können wir als Vorteil nutzen. Der Umgang mit verschiedenen Konferenztools, die Orientierung auf virtuellen Messeplattformen? Kein Problem. Warum also nicht das Beste aus beiden Welten – analog und digital – nutzen, wenn es zum Unternehmen, den Produkten und der Zielgruppe passt, anstatt einfach alles wie vorher zu machen? Wir haben drei Tipps zur Entscheidungsfindung zusammengestellt.

1. Tipp: Spotlight auf das Produkt
   
   Es gibt Produkte, die davon leben, unmittelbar berührt, gerochen, geschmeckt, gehört und gesehen zu werden, während andere optimal über Download-Material und Video-Erklärung präsentiert werden können. Fragen Sie sich, welche Präsentationsform sich für Ihre Produkte und Dienstleistungen am besten eignet. Wenn Sie merken, dass sowohl ein echtes Exponat als auch begleitende Materialien in digitaler Form sinnvoll sind, kommt vielleicht eine Hybridmesse infrage. Mit hybriden Events können Sie eine digitale Ergänzung zum real erlebbaren Event anbieten.
2. Tipp: Welche Touchpoints nutzt die Zielgruppe?
   
   Neben dem Produkt spielt Ihre eigene Zielgruppe eine entscheidende Rolle. Es lohnt sich, eine Customer Journey zu definieren und zu fragen, wo sich Ihre Kundschaft wann und mit welchen Bedürfnissen aufhalten. Diese Journey kann sich verändern, weil sich auch Ihre Kundinnen und Kunden verändern.Wenn Sie beispielsweise noch vor einigen Jahren feststellen konnten, dass der Mittfünfziger mit Entscheidungskraft im Unternehmen eher verhalten digitale Medien genutzt hat und auf Social Media gar nicht zu erreichen war, kann sich das heute geändert haben. Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit, ob Ihre Personas noch auf dem aktuellen Stand sind. Das gilt nicht nur für die Eventplanung, sondern generell für all Ihre Marketingmaßnahmen. Stellen Sie fest, dass Sie potenzielle und bestehende Kundinnen und Kunden am besten im echten 1:1 Gespräch, ohne technische Distanz, erreichen, spricht das für eine Realmesse. Bemerken Sie, dass sich Ihre Zielgruppe viel online bewegt und die flexible Zeitplanung von zu Hause aus schätzt, ist eine virtuelle Veranstaltung das Mittel der Wahl. Wenn Ihre Zielgruppe sehr heterogen ist, könnte die intelligente Verknüpfung von analogen und digitalen Medien die Lösung sein.
3. Tipp: Der Blick über den Tellerrand
   
   Schnell passiert es, dass man bei der Eventplanung einen Tunnelblick bekommt und alles über das Messethema Hinausgehende ausblendet. Doch es lohnt sich, das Blickfeld zu erweitern und auch die jeweils aktuelle politische und wirtschaftliche Situation zu scannen. Dass Veranstaltungen nicht in einer eigenen Welt, unabhängig von allen Ereignissen um sie herum, stattfinden, haben wir spätestens während der Pandemie deutlich zu spüren bekommen.Zurzeit erleben wir intensiv, wie stark politische Ereignisse die Wirtschaft beeinflussen können. Energiekrise und Inflation sind in aller Munde und üben auf Unternehmen wie Privatpersonen einen großen Einfluss aus. Wenn Energiekosten gespart und persönliche Ausgaben reduziert werden müssen, kann ein rein virtuelles Event Vorteile bieten, da Reise- und Energiekosten sinken. Zudem wird die Umwelt geschont, weil durch den Wegfall von Flügen und Fahrten auch der CO₂-Ausstoß reduziert wird. Welche Vorteile virtuelle Events sonst noch bieten, haben wir bereits in einem anderen Blogartikel beschrieben.Gleichzeitig darf man auch gesellschaftliche Faktoren nicht außer Acht lassen. „Zoom-Fatigue“ ist ein Begriff, der die Ermüdung durch Online-Konferenzen beschreibt. Es gibt viele Menschen, die durch die stetige Nutzung rein virtueller Meetings ermüden und sowohl echte Begegnungen vermissen als auch die Abwechslung vom eigenen Bildschirm brauchen, um wieder konzentriert und aufnahmefähig zu sein. Wenn Ihnen das Phänomen nur allzu bekannt vorkommt, sollten Sie über eine Realmesse oder Hybridform nachdenken.

Wenn Sie unsere drei Tipps zu Beginn Ihrer Veranstaltungsplanung berücksichtigen, haben Sie schon eine gute Basis für die Entscheidung ob live, digital oder hybrid. Wichtig ist, dass Sie nicht etwas machen, „weil es geht“ oder „weil das jetzt alle machen“, sondern weil es für Ihre Vorhaben und die Ansprache Ihrer Kunden die beste Lösung ist.

Apropos Kunden: Wir stellen Ihnen hier drei Cases vor, mit denen wir uns in den letzten Wochen intensiv beschäftigt haben.

Face-to-Face: Die Kunert Gruppe auf der Fachpack 2022 in Nürnberg

Auf der diesjährigen Fachpack, der europäischen Leitmesse für Verpackung, Technik und Prozesse, drehte sich bei unserem langjährigen Kunden, der Kunert Gruppe, alles um die aktuell bewegenden Themen Nachhaltigkeit und Liefersicherheit.

Das Motto „Wachsen. Mit den Herausforderungen. Wie wir Liefersicherheit bewahren und Nachhaltigkeit steigern.“ wurde im Messestanddesign visualisiert und crossmedial vom nahezu 90-seitigen Printmagazin LOOK!, über den Imagefilm, die Animation, die App mit CO₂-Fußabdruckrechner und die Exponat-Live-Demos kommuniziert. Wir durften die Unternehmenskultur und die Werte der Kunert Gruppe für die Messebesucher und -besucherinnen erlebbar machen.

Das Design des 180 m² großen, mediatektonischen Inselstandes und die Contenterstellung aller Medien inklusive PR und bundesweiter Mediaschaltung hat unser Team für den Benchmarkführer Paul & Co und die Kunert Wellpappe, beides Unternehmen der weltweit tätigen Kunert Gruppe, konzipiert und umgesetzt.

Gelungene Inszenierung der proFagus® Produkthighlights:  spoga + gafa 2022 in Köln

Bei unserem Kunden proFagus® stehen die Themen Nachhaltigkeit und Regionalität traditionell im Fokus. Das Leitthema des Unternehmens überzeugte auch auf der diesjährigen spoga + gafa, der weltweit größten Gartenlifestyle-Messe. Als langjährige Marketingagentur von proFagus® waren wir mit der Umsetzung des Leitthemas „Natürlich. Nachhaltig. Ehrlich.“ für die Messe sowie die kommunikative Begleitung der Veranstaltung beauftragt. Wir sind stolz auf eine rundum gelungene Präsentation der regionalen Produkthighlights mit Naturland-Zertifizierung.

Mehr Infos in der Pressemitteilung

Globaler digitaler Dialog zu klinischer Ernährung: NutriTalks von B. Braun und der Aesculap Akademie

Im Mai durften wir bereits zum zweiten Mal die „NutriTalks“ konzipieren, organisieren, bewerben und live streamen. Als Fortsetzung der Erstauflage von 2021 haben wir für unseren langjährigen Kunden B. Braun ein weiteres globales Event realisiert.

Auch in diesem Jahr haben zahlreiche Besucher aus aller Welt zwei Tage lang viele Informationen rund um enterale und parenterale Ernährung erhalten. Fachkräfte im Gesundheitsbereich wie Ärztinnen und Ärzte, Pflegepersonal und Apothekerinnen bzw. Apotheker sowie Ernährungswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler konnten sich zu ihren jeweiligen Themenschwerpunkten Vorträge anhören sowie Download-Material und Videos ansehen.

Für den virtuellen Ausstellungsbereich mit sieben individuell gestalteten Ständen wurden unsere Artdirectors kreativ und stimmten das Design passend auf die Themen und Medien ab.

Wenn nach den Vorträgen noch Fragen offenblieben, wurden diese im anschließenden Live Q&A ausführlich beantwortet oder per Mail geklärt. Jeder Vortrag wurde zu einer anderen Uhrzeit am zweiten Tag wiederholt, sodass unterschiedliche Zeitzonen nicht zur Herausforderung wurden.

Neben den hier genannten Projekten haben wir für andere Kunden noch einige weitere große und kleine, virtuelle und real erlebbare Veranstaltungen realisiert, die u.a. mithilfe von Landingpages, Social-Media- und SEA-Kampagnen, Newslettern und Veranstaltungskalendereinträgen in Online-Fachmagazinen sowie klassischer Pressearbeit beworben wurden.

Unsere Expertise im Bereich Live-Kommunikation und Virtuelle Messen hilft uns, für jedes Event eine passgenaue Lösung anzubieten. Wir sind der Partner an Ihrer Seite und verknüpfen Konzept und Strategie mit Gestaltung, Content und Kommunikation auf allen Kanälen. Dabei setzen wir Ihre Projekte inhouse auf kurzem Weg um.
Von A wie Anzeigenschaltung bis Z wie Zuschauermanagement betreuen wir Ihre Kampagne individuell. Ob Tagung oder mehrtägige Live-Messe, ob Symposium oder ganzjähriger virtueller Showroom für Ihre Core-Produkte – wir kümmern uns gemeinsam mit unseren Kunden um die ideale Strategie für jeden Case – branchenunabhängig.

Damit Sie den Eventtypen finden, der genau zu Ihnen und Ihren Zielen passt, beraten wir Sie gern unverbindlich „in Echt“ bei uns in der Agentur oder auch virtuell oder hybrid – ganz wie Sie mögen.

Ihr Kontakt:

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